Оренбургский государственный университет

Положение об экспертной комиссии

от 09.06.2023 г. № 39-Д

Скачать в формате DOC

Приложение 1. Образец заполнения протокола заседания ЭКсп

1 Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано в соответствии с пунктом 4.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526) на основании Примерного положения об экспертной комиссии организации (утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 43).

1.2 Настоящее Положение определяет функции, права, организацию деятельности экспертной комиссии федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» по проведению методической и практической работы по экспертизе ценности документов в университете.

1.3 Экспертиза ценности документов — это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергаются все документы, образующиеся в деятельности федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — университет). До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

1.4 Экспертная комиссия федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — ЭК университета) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности университета, осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений (далее — ЭКсп) университета.

1.5 ЭК университета — совещательный орган, заседания которого протоколируются:

• документы, рассматриваемые на заседаниях ЭК университета, утверждаются ректором. В случаях, указанных в п. 2.3 настоящего Положения, решения комиссии подлежат утверждению ректором университета после их предварительного согласования с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Оренбургской области (далее — ЭПМК комитета);
• документы, рассматриваемые на заседаниях ЭКсп университета, утверждаются председателем ЭК университета (приложение 1).

1.6 ЭК университета осуществляет экспертизу ценности документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

1.7 ЭКсп осуществляет экспертизу ценности документов:

• постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшей передачи документов в архив университета;
• временного (до 10 лет) хранения для выделения к уничтожению после истечения срока хранения.

1.8 Состав ЭК университета определяется приказом ректора, полномочия — настоящим Положением. В состав ЭК университета включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители структурных подразделений университета и по согласованию представители государственного бюджетного учреждения «Объединенный государственный архив Оренбургской области» (далее — ГБУ «ОГАОО»).

1.9 ЭКсп университета состоит из: руководителя структурного подразделения — председателя ЭКсп, лица, ответственного за делопроизводство — секретаря (по назначению руководителя), представителя архива университета.

1.10 ЭКсп университета создается в таких структурных подразделениях университета, как институты, факультеты, управления, отделы.

1.11 В своей работе ЭК университета руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, Законом Оренбургской области от 29.08.2005 № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области», нормативными, правовыми и методическими документами Федерального архивного агентства и комитета по делам архивов Оренбургской области, методическими документами ГБУ «ОГАОО», локальными нормативными актами университета и настоящим Положением.

ЭКсп университета в своей работе руководствуется настоящим Положением и решениями ЭК университета.

2 Функции ЭК

ЭК университета выполняет следующие функции:

2.1 Организует ежегодный отбор документов, образующихся в процессе деятельности университета, для хранения и уничтожения.

2.2 Осуществляет организационно-методическое руководство работой ЭК структурных подразделений.

2.3 Рассматривает и принимает решения о согласовании:

• описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
• описей дел по личному составу;
• описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• номенклатуры дел университета;
• актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• актов об утрате документов;
• актов о неисправимых повреждениях архивных документов;
• акты о выделении к уничтожению дел со сроком хранения менее 10 лет, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЭКсп;
• предложений и проекты решений ЭКсп университета об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЭПМК комитета;
• проектов локальных нормативных актов и методических документов университета по делопроизводству и архивному делу.

2.4 Обеспечивает совместно с архивом университета, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, представление на утверждение ЭПМК комитета, согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, подлежащих передаче на постоянное хранение.

2.5 Обеспечивает совместно с архивом университета согласование ЭПМК комитета согласованных ЭК:

• а) описей дел по личному составу;
• б) номенклатуры дел университета.

2.6 Обеспечивает совместно с архивом университета представление на согласование ЭПМК комитета актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

2.7 Совместно с архивом университета оказывает методическую помощь и консультирует по вопросам работы с документами ЭКсп университета, работников структурных подразделений университета.

3 Права ЭК

ЭК университета вправе:

3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации ЭКсп университета и работникам университета по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив университета.

3.2 Запрашивать от ЭКсп университета и руководителей структурных подразделений университета:

• а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
• б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3 Заслушивать на своих заседаниях членов ЭКсп университета, руководителей структурных подразделений университета о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив университета, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

3.4 Приглашать на заседания ЭК университета в качестве консультантов и экспертов руководителей и работников структурных подразделений университета, представителей ГБУ «ОГАОО» (по согласованию).

3.5 Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

3.6 Информировать руководство университета и руководителей структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии.

3.7 Представлять в установленном порядке университет на заседаниях ЭПМК комитета и в ГБУ «ОГАОО» (по согласованию).

4 Организация работы ЭК

4.1 ЭК университета взаимодействует с ЭПМК комитета, а также с ГБУ «ОГАОО». ЭКсп университета работает во взаимодействии и подотчетна экспертной комиссии университета.

4.2 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК университета, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по графику, утвержденному председателем экспертной комиссии. ЭКсп университета собирается по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

4.3 Заседание ЭК университета и принятые решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие более половины присутствующих на заседании членов ЭК. Для ЭКсп университета обязательно присутствие всех её членов. Приглашенные консультанты, эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

4.4 Решения ЭК университета принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии.

4.5 Ведение делопроизводства ЭК университета, хранение и использование документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения решений ЭК университета возлагаются на секретаря экспертной комиссии.