Положение "Об экспертных комиссиях"

введено в действие приказом ГОУ ОГУ от 28.01.2010 г. № 30

1 Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано на основании действующего законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, типового перечня документов с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень), нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархив) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.2 Настоящее Положение определяет задачи, функции, права, организацию деятельности экспертных комиссий по проведению экспертизы ценности документов в университете.

1.3 Экспертиза ценности документов — это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергаются все документы, образующиеся в деятельности всех структурных подразделений университета. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

1.4 Для организации проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов в университете создаются экспертные комиссии: экспертная комиссия университета (далее — ЭК университета) и экспертная комиссия структурного подразделения (далее — ЭКсп) (вместе по тексту именуемые "Экспертная комиссия").

1.5 "Экспертная комиссия" — коллегиальный орган, заседания которого протоколируются (приложение 1):

• протоколы заседания ЭК университета утверждаются ректором. В случаях, указанных в п. 3.2 настоящего Положения, решения комиссии подлежат утверждению ректором университета после их предварительного согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (далее — ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области;
• заседания ЭКсп протоколируются и утверждаются председателем экспертной комиссии университета.

1.6 ЭК университета осуществляет экспертизу ценности документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

1.7 Состав ЭК университета определяется приказом ректора, полномочия — настоящим Положением. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители структурных подразделений университета и представители Государственного учреждения "Государственный архив Оренбургской области" (далее — ГУ "ГАОО").

1.8 ЭКсп состоит из: руководителя структурного подразделения — председателя ЭКсп, лица, ответственного за делопроизводство — секретаря (по назначению руководителя), представителя архива университета (управления делами).

1.9 ЭКсп осуществляет экспертизу ценности документов:

• постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшей передачи документов в архив университета;
• временного (до 10 лет) хранения для выделения к уничтожению после истечения срока хранения.

1.10 ЭКсп создается в таких структурных подразделениях университета, как институты, факультеты, управления.

1.11 ЭКсп в своей работе руководствуется настоящим Положением и решениями ЭК университета.

2 Задачи

Задачами "Экспертной комиссии" являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив университета.

2.3 Организация и проведение отбора документов (дел) и их подготовка к передаче на постоянное хранение в ГУ "ГАОО".

3 Функции

"Экспертная комиссия" выполняет следующие функции:

3.1 Организует ежегодный отбор документов для хранения и уничтожения.

3.2 ЭК университета рассматривает и выносит на утверждение, согласование ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области проекты номенклатур дел, описей дел постоянного и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Акты о выделении к уничтожению дел со сроком хранения менее 10 лет, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЭКсп.

3.3 ЭКсп оформляет и выносит на рассмотрение ЭК университета предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Типовым перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Типовым перечнем.

3.4 ЭК университета оформляет и выносит на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Типовым перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Типовым перечнем.

3.5 Участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в университете.

4 Права

"Экспертная комиссия" вправе:

• в пределах своей компетенции давать рекомендации работникам университета по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;
• запрашивать от структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
• заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;
• давать предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
• не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
• информировать специалистов университета по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;
• представлять университет в комитете по делам архивов Оренбургской области и в ГУ "ГАОО".

5 Организация работы "Экспертной комиссии"

5.1 ЭК университета работает во взаимодействии с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

5.2 ЭКсп работает во взаимодействии и подотчетна экспертной комиссии университета. Архив университета осуществляет методическое руководство и оказывает консультационную помощь ЭКсп.

5.3 ЭК университета работает по графику, утвержденному председателем экспертной комиссии. ЭКсп собирается по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

5.4 Заседание ЭК университета и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов "Экспертной комиссии". Для ЭКсп обязательно присутствие всех ее членов. Приглашенные консультанты, эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с ГУ "ГАОО").

5.5 Ведение делопроизводства "Экспертной комиссии", хранение и использование документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения решений "Экспертной комиссии" возлагаются на секретаря данной комиссии.