Оренбургский государственный университет

Инструкция о порядке работы с программной системой «Приказы по университету»

Утверждена приказом ректора от 25.12.2006 № 404

Скачать в формате PDF

1 Общие положения

1.1 Настоящая инструкция определяет общий порядок организации работы с программной системой «Приказы по университету» (далее — программная система).

1.2 Контролю с использованием системы электронного документооборота подлежат:

• письма, приказы, распоряжения Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию;
• приказы, распоряжения ректора университета;
• решения ученого совета.

1.3 Общий отдел пополняет базу данных программной системы новыми приказами и распоряжениями и осуществляет сбор информации по контролю.

2 Рассылка поручений

2.1 Общий отдел фиксирует в базе данных информационно-аналитической системы университета распределение поручений приказов, распоряжений по мере поступления в однодневный срок.

2.2 Сообщения, формируемые программной системой, направляются общим отделом электронной почтой ответственным исполнителям и лицам, на которых возложен контроль исполнения приказа, распоряжения, в течение следующего рабочего дня после появления приказа в базе данных информационно аналитической системы.

2.3 Приказ, распоряжение направляется всем исполнителям, указанным в документе.

2.4 Сообщения-напоминания направляются общим отделом по электронной почте исполнителям и контролерам поручений приказа, распоряжения за три дня до срока исполнения приказа.

2.5 Сообщения-напоминания направляются общим отделом в день исполнения поручения, указанного в приказе.

2.6 Общий отдел запрашивает необходимую информацию, касающуюся выполнения приказа, распоряжения, решения ученого совета.

3 Сроки рассмотрения и исполнения документов

3.1 Срок исполнения приказа или распоряжения устанавливается приказом или распоряжением и указывает конкретную дату исполнения или исчисляется в рабочих днях с момента подписания документа.

3.2 Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения приказа, распоряжения, не позднее чем за четыре дня до истечения установленного срока представляется ректору мотивированное предложение о новом сроке. Ректор принимает либо отклоняет мотивированное предложение. В этом случае исполнение контролируется по измененным срокам.

4 Отчет о выполнении поручения

4.1 Отчет о выполнении поручения представляется ответственным исполнителем приказа, распоряжения. Если поручение в приказе или распоряжении адресовано нескольким лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление итогового отчета несет исполнитель, указанный в списке первым, если не указано иное. В этом случае ответственный исполнитель организует работу по выполнению указанного в приказе, распоряжении поручения, обладая правом проведения совещаний и определения формы деятельности других исполнителей.

4.2 Отчет отсылается исполнителем поручения точно в срок, указанный в сообщении. Отправляется ответ на электронное сообщение по электронной почте с сохранением сообщения о поручении приказа, распоряжения. В отчете отражаются конкретные результаты работы и фактические сроки исполнения приказа, распоряжения.

4.3 Общий отдел регистрирует в базе данных отчет об исполнении либо неисполнении поручений и отправке электронного сообщения в однодневный срок после получения данных по электронной почте.

5 Подготовка итоговой информации

5.1 Общий отдел подводит каждый месяц итоги исполнительской дисциплины руководителей всех структурных подразделений университета, составляет справку об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений, конкретных исполнителей и представляет для рассмотрения ректору.

5.2 Поручения, которые отложены без мотивированного обоснования, считаются невыполненными.

6 Ответственность за исполнение приказов, распоряжений

6.1 За невыполнение в срок приказов и распоряжений без уважительных причин применяются следующие меры дисциплинарного взыскания:

6.1.1 За однократное невыполнение приказа, распоряжения приказом объявляется замечание ответственному исполнителю, за повторное невыполнение приказов, распоряжений объявляется выговор.

6.1.2 За систематическое невыполнение приказов и распоряжений ответственный исполнитель лишается стимулирующей доплаты на один месяц.

7 Меры поощрения исполнительской дисциплины

7.1 Ежеквартально общий отдел формирует рейтинг исполнения приказов, по итогам которого решением ректора решается вопрос о поощрении ответственных исполнителей денежной премией в размере оклада.