|
Порядок уничтожения документов
Выписка из Положения об экспертных комиссиях
- Уничтожению документов предшествует экспертиза ценности документов.
- Для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (выделения документов на постоянное хранение и на уничтожение) в структурных подразделениях университета создаются экспертные комиссии (далее — ЭКсп).
- ЭКсп создаются в таких структурных подразделениях университета, как институты, факультеты, управления.
- ЭКсп состоит из:
1) руководителя структурного подразделения (директора, декана, начальника управления) — председателя ЭКсп;
2) лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении — секретаря (по назначению руководителя);
3) представителя архива университета (управления делами).
- ЭКсп осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об экспертных комиссиях от 13.01.2010 г. № 02-Д, введенным в действие приказом ОГУ от 28.01.2010 г. № 30.
-
Функции ЭКсп:
ЭКсп осуществляет экспертизу ценности документов:
- постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшей передачи документов в архив университета;
- временного (до 10 лет) хранения для выделения к уничтожению после истечения срока хранения.
- Лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, оформляет акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», затем представляет для рассмотрения и дальнейшего согласования членам ЭКсп.
- Документы включаются в акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например: документы 2005 года со сроком хранения 3 года включаются в акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», составляемый в 2009 году.
- Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» рассматривается на заседании ЭКсп и утверждается председателем экспертной комиссии университета — курирующим проректором. Заседания ЭКсп протоколируются.
- Запрещается уничтожать документы с истекшим сроком хранения без предварительно составленного и согласованного с членами ЭКсп акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (инструкция по делопроизводству ОГУ).
- Курсовые работы (проекты) относятся к документам временного (до 10 лет) хранения и подлежат уничтожению в соответствии с вышеописанным порядком.
- Документы, подлежащие уничтожению, передаются (в расшитом виде, без обложек, металлических и пластиковых креплений) в хозяйственный отдел университета лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
- В акте «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» работником хозяйственного отдела ставится отметка о приеме документов.
- Архив университета (ауд. 170509, тел.: 37-27-84, внутр. 10-62, e-mail: arhiv@mail.osu.ru) осуществляет методическое руководство и оказывает консультационную помощь ЭКсп.
Последнее обновление: 23.11.2020 Ответственный за информацию: Сергеева Ольга Геннадьевна, отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов, начальник отдела
(тел.37-52-59)
|