Оренбургский государственный университет

Порядок уничтожения документов

Выписка из Положения "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д.

1. Уничтожению документов предшествует экспертиза ценности документов.
2. Для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (выделения документов на постоянное хранение и на уничтожение) в структурных подразделениях университета создаются экспертные комиссии (далее — ЭКсп).
3. ЭКсп создаются в таких структурных подразделениях университета, как институты, факультеты, управления.
4. ЭКсп состоит из:

   1) руководителя структурного подразделения (директора, декана, начальника управления) — председателя ЭКсп;

   2) лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении — секретаря (по назначению руководителя);

   3) представителя архива университета (управления делами).

5. ЭКсп осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д, введенного в действие приказом ОГУ от 28.01.2010 г. № 30.

6. Функции ЭКсп:

   ЭКсп осуществляет экспертизу ценности документов:

   • постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшей передачи документов в архив университета;
   • временного (до 10 лет) хранения для выделения к уничтожению после истечения срока хранения.
7. Лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, оформляет акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению", затем представляет для рассмотрения и дальнейшего согласования членам ЭКсп.
8. Документы включаются в акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению", если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например: документы 2005 года со сроком хранения 3 года включаются в акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению", составляемый в 2009 году.
9. Акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" рассматривается на заседании ЭКсп и утверждается председателем экспертной комиссии университета — проректором по безопасности и организационно-правовым вопросам. Заседания ЭКсп протоколируются.
10. Запрещается уничтожать документы с истекшим сроком хранения без предварительно составленного и согласованного с членами ЭКсп акта "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" (инструкция по делопроизводству ОГУ).
11. Курсовые работы (проекты) относятся к документам временного (до 10 лет) хранения и подлежат уничтожению в соответствии с вышеописанным порядком.
12. Документы, подлежащие уничтожению, передаются (в расшитом виде, без обложек, металлических и пластиковых креплений) в хозяйственный отдел университета лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
13. В акте "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" работником хозяйственного отдела ставится отметка о приеме документов.
14. Архив университета (ауд. 170509, тел.: 37-27-84, внутр. 10-62, e-mail: arhiv@mail.osu.ru) осуществляет методическое руководство и оказывает консультационную помощь ЭКсп.